3.5  具備時間管理的觀念

3.5.1 時間管理矩陣的定義

時間管理理論：把時間按照緊迫性和重要性分成ABCD四類，形成時間管理的優(yōu)先矩陣。（如圖）

圖3-X 時間管理優(yōu)先矩陣

時間管理矩陣重要性：與目標(biāo)有關(guān)的活動，凡是有價值的有利于組織和個人目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的就是中要的事。時間管理矩陣緊急性：是指必須立即處理的事，急迫之事通常都顯而易見，拖延不得；也可能較討好、有趣卻不一定很重要。

A類事件緊急又重要，如：有限期的計劃、管理危機(jī)、安全事故、客戶投訴等；B類事件不緊急但很重要，如：公司戰(zhàn)略形成、建立新型的人際關(guān)系、企業(yè)人才培養(yǎng)、學(xué)習(xí)新技能、保持身體健康等；C類事件不重要但很緊急，如：接待不速之客、接電話、出席一些會議、寫一些報告等；D類事件既不緊急又不重要，如看報紙、看電視連續(xù)劇、閑聊等。

不同類的事情要如何去安排，如何加以調(diào)整和運(yùn)用？這些事情讓你去做一個什么樣的人，有四種可以參考：一種認(rèn)為每樣事情都很重要，很緊迫，這是壓力人（A類）的體現(xiàn)；一種認(rèn)為應(yīng)該有條不紊、有條有理的完成工作，做一個從容不迫的人（B類）；一種認(rèn)為千萬不要去做那種很緊急、但不重要的事情的人，是一個沒有用的人(C類)；最后一種，你總在應(yīng)付一些雜事，但這些事情又不重要又不緊急，稱為賴人（D類）。注重哪一類事務(wù)，你可能就會稱為哪一類人。

但現(xiàn)實(shí)生活中，我們一般不可能是ABCD類中的一種，事實(shí)上是錯綜復(fù)雜的，可能對于ABCD類的事件的時間分配存在差異而已，具統(tǒng)計普通人和高效能人士對事件的時間安排如下：

圖3-X 普通人與高效能人士的時間安排

圖3-X按照80/20原則普通人時間管理柏拉圖

圖3-X按照80/20原則高效能人士時間管理柏拉圖

所以，人生失敗與成功，從長遠(yuǎn)的角度看就是你的視野和高度，如果你總是做緊急但不重要的事情，我們就會碌碌而為，其實(shí)也是我們眾生的體現(xiàn)，當(dāng)然包含我自己；而對于有長遠(yuǎn)規(guī)劃的人生或者事件，我們把主要精力放在上面，就會成就不一樣的人生和一件重大事件的成功。

3.5.2 GTD時間管理

GTD （ Getting Things Done），翻譯過來就是“把事情做完”，是一個管理時間的方法。這個工具在時間管理的領(lǐng)域擁有極高的影響力，可以說是一個一整套方法工具的集合，屬于時間管理的高級工具。其包含五個階段：

2  收集階段：填充工作籃

收集階段就是要幫助你把所有的工作量全部列出來，同時讓你清楚“隧道的終點(diǎn)”在哪里。

2  處理階段：清空工作籃

清空工作籃并不是要去全部把事情做完，而是去確定每一項(xiàng)工作的內(nèi)容和實(shí)質(zhì)，就是給每個任務(wù)打上標(biāo)簽，并判斷出下一步的具體措施，我們要判斷出哪些任務(wù)需要馬上去做？哪些任務(wù)需要延后處理？哪些任務(wù)需要委托別人？只有對所有的任務(wù)打上標(biāo)簽，才能有條不紊的去處理。

2  管理階段：建立好清單

在處理階段，我們對各個任務(wù)進(jìn)行了判定，也就是打了標(biāo)簽，下面要對各種任務(wù)放入不同的清單系統(tǒng)里。一般有四種清單：愿望清單、等待清單、項(xiàng)目清單、執(zhí)行清單。

2  檢查階段：回過頭看看

檢查階段非常重要，回過頭看看，哪些任務(wù)完成了？哪些任務(wù)遇到困難了？任務(wù)進(jìn)行到什么程度了？哪些任務(wù)需要調(diào)整？檢查可以優(yōu)化我們的時間管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升工作效率。

2  行動階段：選最佳方案

執(zhí)行就是按照行動清單和日歷進(jìn)行任務(wù)的處理，通常需要考慮：環(huán)境、時間、精力及重要性。

圖3-X   GTD時間管理方法

3.5.2 番茄工作法的掌握

前面講述了時間矩陣優(yōu)先安排，是對于我們對事件重要程度的看法和如何分配時間進(jìn)行處理相應(yīng)的事情。下面介紹如何管理時間，在有效的時間內(nèi)有效率的進(jìn)行工作，方法有多種，可能因人而已，番茄工作法就是其中一種簡單易行的時間管理方法。

2  番茄工作法的定義

番茄工作法，簡單地說，就是把工作時間劃分為多個番茄時間。一個番茄時間包含兩個部分：25分鐘的工作學(xué)習(xí)和5分鐘的休息。工作學(xué)習(xí)時間專注于工作學(xué)習(xí)，中途不允許做任何與該任務(wù)無關(guān)的事情，直到該25分鐘結(jié)束，然后短暫休息5分鐘。

2  3.2 番茄工作法的實(shí)施步驟

實(shí)施番茄工作法的規(guī)則和具體步驟如下：

STEP1：每天開始的時候規(guī)劃今天要完成的幾項(xiàng)任務(wù)，將任務(wù)逐項(xiàng)寫在列表里（或記在軟件的清單里）

STEP2：設(shè)定你的番茄鐘（定時器、軟件、鬧鐘等），時間是25分鐘。

STEP3：開始完成第一項(xiàng)任務(wù)，直到番茄鐘響鈴或提醒（25分鐘到）。

STEP4：停止工作，并在列表里該項(xiàng)任務(wù)后畫個X。

STEP5：休息3~5分鐘，活動、喝水、方便等等。

STEP6：開始下一個番茄鐘，繼續(xù)該任務(wù)。一直循環(huán)下去，直到完成該任務(wù)，并在列表里將該任務(wù)劃掉。

每四個番茄鐘后，休息25分鐘。在某個番茄鐘的過程里，如果突然想起要做什么事情，那么：a）非得馬上做不可的話，停止這個番茄鐘并宣告它作廢（哪怕還剩5分鐘就結(jié)束了），去完成這件事情，之后再重新開始同一個番茄鐘；b）不是必須馬上去做的話，在列表里該項(xiàng)任務(wù)后面標(biāo)記一個逗號（表示打擾），并將這件事記在另一個列表里（比如叫“計劃外事件”），然后接著完成這個番茄鐘。